Come scrivere una mail efficace: evita errori e ottieni le risposte che desideri

Iniziamo oggi una nuova rubrica settimanale, l’obiettivo è quello di riflettere e soprattutto di migliorare un’attività che facciamo in continuazione ma che spesso nessuno ci ha insegnato: comunicare. Ci occuperemo di casi concreti, consigli pratici, strategie per comunicare meglio, nel lavoro e nella vita, online e offline. Oggi parliamo dell’email.

  Come scrivere una mail efficace: evita errori e ottieni le risposte che desideri

Scrivere una email sembra semplice, ma quante volte ci siamo ritrovati a inviare messaggi che non ottengono risposta o, peggio, vengono fraintesi? Per scrivere email efficaci occorre chiarezza, precisione e un po’ di strategia. Ecco alcuni consigli pratici per migliorare le tue email:

1. Oggetto chiaro e conciso

L’oggetto è la prima cosa che viene vista: deve essere breve, specifico e riassumere il contenuto dell’email. Tu per primo non apri email con un oggetto che sembra essere spam, giusto? Evita quindi oggetti vaghi come “Informazioni” o “Ciao”. Meglio: “Conferma incontro del 15 ottobre” o “Richiesta preventivo per servizio XY”. Sarà anche per te più facile andare a ritrovare la mail che hai inviato tra mille.

2. Saluta, ma in modo appropriato

A meno che non ci sia molta confidenza con il destinatario inizia con un saluto professionale: “Buongiorno Sig. Rossi” è sempre una scelta sicura. Evita saluti troppo informali se non conosci bene il destinatario. Salve è comunque meglio di Ciao.

3. Testo breve e organizzato

Scrivi in modo chiaro e diretto, ogni frase di troppo ti espone al rischio che il destinatario abbandoni la lettura. Dividi il testo in paragrafi brevi, se serve usa elenchi puntati per rendere il testo più leggibile. Se hai molte informazioni da comunicare, può essere una buona idea spostare gli approfondimenti in coda all’email, in allegato, o collegati a link esterni.

4. Chiedi quello ti interessa

Chiedi esplicitamente ciò che ti serve, in modo gentile ma diretto. E’ sempre meglio fare richieste circostanziate, che possano impegnare il destinatario a rispondere. Ad esempio: “Potrebbe inviarmi il documento entro venerdì?” o “Mi farebbe sapere se è disponibile per una call la prossima settimana?”.

5. Chiudi con cortesia

Termina l’email con una frase di chiusura appropriata, come “Grazie per l’attenzione/per la cortese disponibilità/per tutto quello che potrà fare” o “Resto in attesa di un suo cortese riscontro”. Non serve essere troppo cerimoniosi, ma in quest’epoca così maleducata un po’ di gentilezza è sempre gradita. Includi sempre la tua firma con i contatti.

6. Rileggi prima di inviare

Controlla ortografia, grammatica e soprattutto il tono. Un’email scritta di fretta può risultare scortese o confusa. Gli errori di distrazione parlano molto male di te, dicono che nonostante quello che hai scritto non hai dedicato la necessaria attenzione al destinatario della tua email.

Un esempio pratico:

Oggetto: Richiesta di informazioni sul corso di formazione specialistica

Buongiorno Sig. Bianchi,

Sono molto interessato al corso di formazione sulla comunicazione aziendale che avete in programma per novembre. Potrebbe inviarmi il programma dettagliato e i costi di partecipazione?

Grazie per l’attenzione, resto in attesa di un suo cortese riscontro.

Cordiali saluti,

Mario Rossi

366.422.88.52

Prima di chiudere e di darvi appuntamento alla prossima settimana vi lascio il mio indirizzo email: d.bersanetti@gmail.com.

Scrivetemi pure per commenti, dubbi, suggerimenti. Vi leggerò con grande piacere e vi risponderò con sollecitudine. I messaggi più utili e interessanti verranno segnalati nelle prossime puntate della rubrica. Grazie a tutti.